Як не витрачати час даремно? Поради, які працюють

Як не витрачати час даремно? Експерти стверджують, якщо у вас немає часу навіть на щось важливе, можливо, воно є не таким вже і значущим для вас. У пошуку вільного часу ви повинні задати собі питання про пріоритети.

Як не витрачати час даремно?

Велика частина з нас робить щодня тисячу термінових справ, які насправді не так вже й важливі. У інших є проблеми з плануванням і щоденної дисципліною. Є серед нас і ті, хто взагалі не замислювався про те, що насправді для нас важливо, адже це ключове питання в організації дня.

Вам потрібно відповісти собі на питання: чим я зайнята? Ця річ варто чи ні мого часу? Найголовніше — це визначити для себе, що ми хочемо мати вільний час. Тому що це найкраща мотивація для його пошуку. Вашими пріоритетами можуть бути, наприклад, проведення часу з сім’єю, більшу кількість руху і т. д. Однак, спочатку потрібно проаналізувати, на що ви витрачаєте час кожен день. Після роботи ви ходите по магазинах, займаєтесь пранням, нескінченно розвішуєте шорти і шкарпетки, готуєте їжу, пилососите… Якщо ваш день виглядає так само, то ви не зможете записатися на регулярні заняття спортом, у вашому плані занадто багато змінних: відвідування лікарів з дитиною, шкільні збори, ненормований робочий графік, навчання. Ви розумієте, що добре було б поїздити на велосипеді і побігати, ось тільки коли? Цим ми займемося пізніше, для початку знайдемо час.

Список речей для зволікання

Кожні добу дарують вам 1440 безкоштовних хвилин, і невикористані, на жаль, не переходять на наступний день. Дізнайтеся, куди вони діваються. Коли ви з’ясуйте, на що витрачаєте свій час, складіть список речей, які не будете робити.

Для початку добре було б протягом тижня поспостерігати за фактичним графіком дні. У цьому можуть допомогти різні програми на смартфоні, наприклад, Time Sheet. Кожні 15 хвилин лунає сигнал, і ми відзначаємо, чим займалися це час.

За результатами такого експерименту, проведеного в одній з компаній, продавці з подивом виявили, що присвячують безпосередньо продажу тільки 20%, хоча їм здавалося, що на це витрачається як мінімум третину часу перебування в офісі. Вони думали, що перевіряють повідомлення в пошті всього лише кілька хвилин, а це зайняло кілька відсотків робочого часу. Те ж саме і в інших професіях. Тому, якщо немає гострої необхідності, перевіряйте пошту два рази в день, не витрачайте час на перемикання між завданнями. Для порівняння: перевірка пошти кожні півгодини обертається майже півтора годинами на день, витраченими на читання, відповіді, вивчення інформації. А крім пошти напевно є ще декілька порталів, на які ви обов’язково зазирніть. До цього також слід додати час, який ви витрачаєте на концентрацію, потрібну, щоб повернутися до раніше виконуваної задачі.

Дослідження Microsoft показують, що кожен п’ятий європеєць використовує інтернет більше трьох годин на день. Ще більше ми втрачаємо на телебаченні. За даними компанії Nielsen Audience Measurement, це в середньому чотири години на день. До них напевно ще слід додати час, проведений в машині між домом, школою і роботою, на що щодня витрачається близько півтора годин.

Як може виглядати ваш список речей для зволікання? Коментування і схвалення постів в соцмережах, нав’язлива перевірка електронної пошти. Те, що здавалося недосяжним, починає набувати реальних обрисів: ще не відомо як, але вже відомо, що можливо. Таким чином, ви отримуєте цілий 1 годину в день. А зараз дізнайтеся, на що його витратити.

Метод генерала

Найголовніше, щоб важливим було справді найважливіше. Фраза, яка звучить як повна тавтологія, насправді є одним з основних принципів Стівена Кові. Щоб знайти щось важливе і відсіяти те, що тільки засмічує графік, він використовував стратегію, яку в свій час застосовував Дуайт Ейзенхауер, американський генерал, а згодом президент.

Матриця Ейзенхауера — це відправна точка для більшості тренерів, які займаються так званим управлінням собою в часі. Вони ділять всі справи на 4 категорії. Перші з них — це речі важливі і термінові (кризова ситуація), потім важливі і не термінові (планування, пошук нових рішень, відпочинок), не важливі і термінові (тривіальні, але термінові, наприклад, оплата рахунків за телефонні розмови) і не важливі і не термінові (так звані злодії часу: телебачення, інтернет, ігри, безглузда листування тощо)

Ось цих самих злодіїв часу потрібно усунути або обмежити. Питання не важливі і термінові — делегувати. Більшість з нас не знаходить часу для другої категорії — важливі і не термінові. А адже тут передбачений відпочинок, планування, обдумування стратегії, турбота про себе. Постарайтеся щодня виділяти на все це хоча б годину. Це час називається у тренерів «годиною сили», оскільки дозволяє захиститися від стресів і заощадити час у майбутньому. Справи важливі і не термінові — це як лікування зуба: може, і не потрібно розглядати їх негайно, але якщо їх ігнорувати, то вони найближчим часом опиняться в категорії важливих і термінових, оскільки перетворяться в кризу. Тоді займатися ними буде заходом трудомістким і дорогим.

Важливим і не терміновим є також час для сім’ї. Як змусити себе планувати спільні вихідні? Спробуйте закликати на допомогу скляні кульки. Легко порахувати, що людина, яка живе 75 років, переживає 3900 субот. Якщо вам 45 років і ви доживете до 75, вам залишилося близько 1500 субот. Купіть багато кульок і насипте їх у посудину, щосуботи кидайте 1 в смітник. Багато фахівців вважають, що не знають кращого способу уявити собі, що наш час дійсно серйозно скорочується.

5 речей, від яких варто відмовитися

1. Якщо можете, вимкніть повідомлення про нові повідомлення. Відчуття перевтоми часто виникає з-за виконання тривіальних дій, пов’язаних, головним чином, з новими технологіями. Все починається з нервового ранку: ще до того, як зайнятися роботою, що входять нагадують про перших пропущених повідомленнях, а корпоративний чат дає підказку, що хтось вже чекає відповіді.
2. Уникайте інформаційної перевантаження. Якщо є можливість, доручайте пошук документів іншим. Дослідження, проведені Fonality, показують, що в день ми втрачаємо близько 60 хвилин на пошук звітів, документів і т. п. Багаторазове читання листів забирає 39 хвилин. Чим вище наші професійні позиції, тим гірше. Дослідження, проведені у 17 корпораціях, показали, що співробітники топ-менеджменту отримують до 30 тисяч листів у рік. А це означає, що для того, щоб відповісти на все, вони повинні витратити на тижні цілий день.
3. Не ходіть на зустрічі, наради, коли це не потрібно. На непродуктивні зустрічі ми втрачаємо в середньому 33 хвилини, а це 16 годин на місяць. На чисто формальних зустрічах витрачається даремно в середньому 15% часу.
4. Не включайте вдома телевізор за звичкою, тільки щоб щось працювало. Введіть в звичку дивитися конкретні телепрограми і вимикайте пристрій, коли вони закінчаться.
5. Не їжте перед телевізором або перед комп’ютером. З’ясувалося, що цей тип мультимедійних розваг справляє подвійний негативний ефект: збільшує час, проведений перед екраном, і сприяє переїданню.