Кадрове діловодство — організація обліку і правила оформлення обов’язкових документів

Загальне визначення каже, що кадрове діловодство – це процес оформлення, ведення паперів з персоналу. Ця тема актуальна як для індивідуальних підприємців, так і для юридичних осіб. Оформлення документів має суворі законодавчі норми, а описані правила повинні враховуватися всіма керівниками, відділами кадрів на підприємствах. За допомогою кадрового діловодства вдасться оптимізувати процес управління персоналом, налагодити роботу кожної бригади, спростити процедуру звітності.

Що таке кадрове діловодство

Основи кадрового діловодства включають весь процес складання паперів, їх заповнення, звітність по персоналу, який працює в компанії. Кожний виданий має юридичну силу, включаючи ті, що формуються на підставі заяви працівника. Кадровим виробництвом часто займається відділ кадрів, функціями якого є така кадрова робота:

• нарахування заробітної плати;
• оформлення відпусток, лікарняних;
• оформлення довідок.

Цілі і завдання

Задачі і цілі цього відділу по персоналу:

Нормативно-правове регулювання

Робота з персоналу регулюється цілою низкою нормативних законів, наказів і зводом правил регіонального або державного рівня. Невиконання зазначених у нормативній базі вимог є порушенням. Основні нормативні акти для ведення кадрового виробництва:

• державне положення про трудових книжках (2003 рік);
• правила діловодства та управління документообігом від 2009 року;
• федеральна інструкція з ведення паперів щодо співробітників;
• загальні вимоги, які затверджуються наказом міністерств.

Законодавча база підприємства

На кожному підприємстві використовується ряд документації, який регулює роботу всього персоналу. Переміщення документів і їх складання проводиться за інструкціями, нормативній базі, прописаної вище. Законодавча база підприємства ділиться на п’ять ключових категорій, регулюється внутрішніми розпорядженнями підприємства:

• статут підприємства;
• розпорядок праці;
• норми щодо захисту особистих даних;
• охорона праці (регулюється федеральним архівним указу);
• графік роботи персоналу (та документи щодо штатної чисельності).

Кадровий документообіг в організації

Уніфіковані системи обліку паперів в підприємствах розділені на три основні категорії, серед яких – правила внутрішнього розпорядку, штатний розклад, положення про оплату праці. Перша категорія включає оборот паперів за графіком відпусток, заповнення документів про графік роботи. Другий пункт більш глобальний і містить положення про складання договорів та паперів облікової політики. Положення про оплату праці регулює всі питання щодо виплат заробітної плати, премій, лікарняних, відпускних і вихідної допомоги при звільненні.

Штатний розклад за формою Т-3

Штатний розклад за формою Т-3 – це єдиний вид паперу, що описує всю структуру персоналу на підприємстві або компанії. Графи містять дані по ПІБ, посада, підрозділ, де він рахується. За нормативним і законодавчим нормам там прописується посадовий оклад спеціаліста. Будь-яка зміна процесу оформлення повинно бути прописано бухгалтерією в цьому штатному розкладі за формою Т3. Інструкція щодо заповнення завжди містить рекомендації по кожній графі. Документ включає 5 інформаційних пунктів.

Робочий розклад

Робочий розклад – це документ, який стверджує розпорядок дня спеціаліста. Документообігом регулюється розклад керівника. У нього входять пункти про необхідність проведення інспекції за чинним законодавством, про обід та перерви, про складання звітності. У деяких компаніях діловод вимагає оформляти звіт кожну тиждень або місяць (документ обов’язково підтверджується підписами працівника і деловода після перевірки). План, графік розкладу формуються на майбутній робочий період. Проводиться облік робочого часу співробітників.

Трудова угода

Трудова угода – це документ цивільно-правового типу, який складається між майбутнім працівником і роботодавцем. Типові бланки для цього виду документа не передбачаються, а угода заповнюється у довільній формі з зазначенням кваліфікації (посади) і періоду роботи. Там же прописується необхідний результат. За правовими нормами, цей вид документа дуже схожий на документ підряду, так як прописує кінцевий результат роботи, а не її структуру. Для звільнення співробітників потрібно лише допрацювати до закінчення терміну дії договору.

Кадрові накази

Відновлення співробітників у посаді, прийом спеціалістів на роботу виконуються з кадрових наказів. Цей вид документа прописує призначення персоналу на посаду і інші переміщення фахівців по відділам. У розробці інструкцій і наказів беруть участь співробітники відділу кадрів та керівний склад. Приймають локальні рішення менеджери/адміністратори компанії. Накази мають єдину форму, вона встановлена нормативною базою. За терміном зберігання папери повинні знаходитися в бухгалтерії чи у відділі кадрів до п’яти і більше років (залежить від типу наказу).

Посадові інструкції

Посадові інструкції – це документ, який прописує відповідальність сторін (працівника і роботодавця), а також містить дані про інструкції і обов’язки конкретного фахівця на займаній ним посаді. Підтверджуються вони печаткою організації та підписом відповідальної особи. Для оформлення цього документа потрібно три примірники. Один залишається у відділі кадрів, інший у самого виконавця, а третій у менеджера чи адміністратора конкретного відділу. Мета цього наказу полягає в оптимізації процесів управління персоналом на підприємстві.

Як організувати діловодство в кадровій службі

Правильне ведення кадрового діловодства передбачає високий рівень відповідальності. Співробітникам відділу кадрів необхідно стежити, щоб дати підписання відповідали дійсним. Можна довірити ведення трудових книжок, інших документів щодо персоналу аутсорсинговим компаніям. Обов’язки працівників кадрової служби:

• формувати графік роботи, облікову документацію, що стосується відпусток;
• оформляти документи для охорони праці (потрібні для державних органів);
• готувати і виписувати накази;
• проводити розрахунок заробітної плати і контролювати виплату премій.

Штатна служба по роботі з кадрами

Штатна служба по роботі з кадрами здійснюється, коли весь облік і все оформлення проводяться тільки найнятими штатними людьми з відділу кадрів. Такий режим ведення паперів актуальний для підприємств і компаній з персоналом від 20-30 осіб. Державні стандарти вимагають суворого дотримання форми всіх наказів та інших вимог, інакше юридична особа може отримати штраф. У сфері послуг, де на одному юридичну особу числиться до 30 осіб, вигідніше користуватися послугами аутсорсингових компаній.

Залучення фахівців аутсорсингової компанії з кадрової роботи

Залучення фахівців аутсорсингової компанії з кадрової роботи заощадить гроші і скоротить загальну чисельність штату. Незалежні фахівці проводять весь обсяг необхідних праць щодо складання наказів, графіків. Вони ж ведуть спеціальний журнал і регламентують порядок роботи кожного фахівця в компанії. Кадрове діловодство на аутсорсингу знаменується тим, що юридична особа не має власного відділу кадрів, а довіряє це завдання окремій команді за помірну плату.

Кадровий облік з нуля покроково

Для ведення обліку документів відділу кадрів необхідна оргтехніка та канцелярія. Важливо наявність міцного сейфа. Розпорядженням повинен бути призначений керівник системи документообігу. Після цього формуються внутрішні акти. На кожного співробітника в компанії необхідно завести окрему папку, де буде зберігатися його трудова книжка. Кадрове діловодство вимагає збереження цієї документації протягом усього періоду роботи фахівця на посаді. Протягом всієї діяльності відділу вносяться відомості до книжки, складаються накази.

Вимоги до співробітників по роботі з персоналом

Кадрове діловодство – це відносно складний процес, який вимагає певних теоретичних, практичних навичок. Нормативна база по цій посаді містить перелік умов, при яких фахівець може займати цю посаду. Навчальні заклади не виділяють окремого профілю, як кадрове діловодство. Для діяльності у відділі кадрів підходять менеджери, адміністратори. Так роботодавцями призначаються люди з юридичною освітою, захисту інформації або з документознавства.

Права та обов’язки кадровика

Перше зобов’язання таких посадових осіб полягає в знанні законодавчої бази, дотримання встановлених правил обліку. Вище були вказані статті, федеральні закони, яких слід дотримуватися при веденні кадрового діловодства. Кадровик має право отримувати інформацію від співробітників, переглядати особисті папки, бачити книгу обліку (заробітну плату). Повноваження фахівців цього профілю включають проставляння підписів, робота з роботодавцями щодо поліпшення ефективності персоналу.

Ведення кадрового діловодства

Сьогодні кадрове діловодство ведеться як письмово, так і в цифровому форматі. Документація підписується особисто уповноваженими співробітниками. Для ведення документації використовуються державні стандарти, які уніфікують всі шаблони і форми. Необхідно враховувати норми ГОСТ Р 6.30-2003 і ГОСТ Р 7.0.8-2013. Важливі папери зберігаються у спеціальних папках або металевих сейфах. Залежно від сфери діяльності і масштабів компанії, фахівцям потрібно дотримуватися різних вимог щодо періодичності здачі звітності.

Пошук і оформлення персоналу

Спочатку перед оформленням співробітників потрібно знайти спеціалізований персонал, який би відповідав суворим критеріям (вони повинні бути пов’язані зі специфікою роботи). Для цього використовують спеціалізовані бюро, агентства, сайти з пошуку роботи, біржу праці або приватні оголошення в газетах, в ЗМІ, на сайтах. Після цього складаються обов’язкові кадрові документи, проводиться оформлення, підписується трудовий договір чи договір підряду.

Етапи прийому на роботу

Процедури оформлення людей на посаду починаються з внесення даних про претендента роботи в спеціальний журнал. Табеля обліку фіксують інформацію про досвід, стаж роботи, раніше займаної посади. При схваленні складається наказ про призначення людини на той чи інший пост. Заключним етапом стає формування особистої папки, складання справи в компанії, відділі. У договорі прописується інформація про обов’язки, про грошовий оклад на зайнятій посаді.

Особисті картки і формування особової справи співробітника

Види кадрових документів включають особисту картку працівника. Вона містить всю інформацію щодо сімейного стану, ПІБ, туди ж вклеюється фотографія, прописується дата народження. Все це робиться роботодавцями з метою формування пакету даних про кожного члена штату компанії. Згідно із законодавством, ці дані не можуть бути передані третім особам. Для ведення особистого справи використовуються папки, шафи або навіть металеві сейфи (залежно від рівня оснащення офісу компанії).

Журнали з кадрового діловодства

Паперова друкована продукція допомагає систематизувати звітність, спростити документообіг. Документація у вигляді журналів з діловодства включає такі види:

• з контролю документів, паперів, які доставляються компанії або підприємства;
• з контролю часу, періодів службових відряджень;
• з контролю за будь-якими записками, заявами;
• записи щодо забезпечення збереження трудових книжок.

Ведення трудових книжок

Кадрове діловодство зобов’язує фахівців проводити облік трудової книжки. Усі записи ведуться, якщо людина на підприємстві оформлений офіційно. Працівника трудова книжка видається при звільненні. Ця документація фіксує всі зміни щодо посади, нагород. Навчання кадрового діловодства з нуля включає обов’язкові пункти щодо правильності оформлення трудових книжок. Будь-які помилки виправляються членами штату відділу кадрів. При їх виявленні фахівцям можуть бути висунуті звинувачення в адміністративному порушенні.

Систематизація та зберігання документів

По аудиту і зберігання документів були створені окремі законодавчі норми. Важливо згадати статтю 17 Федерального закону про ведення архіву. Там прописується необхідність керівництва компаній і підприємств подбає про збереження архівної документації протягом визначеного строку. Період зберігання прописується в законі і відповідає державним стандартам. Для забезпечення цілісності паперової документації використовуються металеві вогнетривкі сейфи, шафи.

При необхідності, дані з документів передаються в держкомстат Російської Федерації. Автоматизація, оцифровка ведення обігу паперів – одне з переважних напрямів оптимізації процесу управління роботою штату. Сьогодні велика частина звітності складається не в паперовому вигляді. Це не знімає обов’язки з керівників підприємств, менеджерів у збереження архіву протягом одного, трьох, п’яти або більше років.

Електронний кадровий облік

При використанні електронного кадрового обліку важливо дотримувати умов безпеки документів, скорочувати доступ до архіву в силу дії закону про захист персональних даних. Електронний облік документації має ряд переваг:

1. швидкий доступ до документів;
2. захищеності файлів паролями;
3. немає необхідності придбання сейфів для збереження паперів;
4. економія простору в офісному приміщенні – на жорсткому диску може зберігатися 10 тисяч документів і більше;
5. економія часу – підписати, знайти будь-який документ можна за 1-2 хвилини в архіві жорсткого диска на комп’ютері.

Відео