Тайм-менеджмент — матриця Ейзенхауера, методи планування і управління часом

Не кожному з нас вдається впоратися з усіма поставленими завданнями вчасно, деякі з них взагалі видаляються зі списку або відкладаються на потім. Про успіх або підвищення в цьому випадку говорити не доводиться, тому що успішні люди встигають робити все, і в цьому їм допомагає тайм-менеджмент.

Що таке тайм-менеджмент

Якщо ви не встигаєте впоратися з усім, що навалилося на ваші плечі, то вам допоможе новітня методика по управлінню часом, або по-іншому вона називається тайм-менеджмент (time management – англ.). Визначення поняття наступне: тайм-менеджмент — це спеціальна результативна програма, яка навчає людину раціонально розподіляти свій час, виконувати всі необхідні функції для досягнення поставленої мети. Підсумком тренінгу є повний контроль над своїм часом і вміння правильно розставляти пріоритети не в збиток собі, своїй родині, роботі і так далі.

У сучасному світі, де кожна секунда на рахунку, а приказка «Час – гроші» сприймається в прямому сенсі, адже буває дуже складно правильно розподілити свої сили і приділити увагу всім сферам життя. Курси тайм-менеджменту створені для керівників, робітників, чоловіків, жінок, дітей – для тих, хто не хоче стояти на місці, а звик добиватися всього, причому за короткий проміжок часу.

Історія тайм-менеджменту

Вперше тема результативної організації порушується ще в 20-ті роки минулого століття. А. К. Гастев – директор інституту праці ЦИТ розвиває свої ідеї, що успіх багато в чому залежить від особистої ефективності. Потім з настанням Непу історія тайм-менеджменту зупиняється і повертається лише у 70-ті роки з виходом книги Гранина «Ця дивна життя». Вже в 2007 році відкривається перша кафедра тайм-менеджменту в Московському фінансово-промисловому університеті.

Принципи тайм-менеджменту

Перш ніж дізнатися основні принципи тайм-менеджменту, необхідно дати відповіді на наступні питання:

  • Навіщо робити те чи інше?
  • Чому я роблю це?
  • Чому треба робити це зараз?
  • Чому я дію тільки так?

Відповіді допоможуть зрозуміти наскільки важливо для вас, навіщо необхідно й до чого вас зможе наблизити його реалізація. Управління часом в правильному ключі досягається з допомогою принципів методики:

  • розстановка пріоритетів;
  • встановлення мети;
  • збереження порядку в справах;
  • облік біоритму;
  • ефективне використання часу очікування;
  • знання того, на що йде весь ваш час.

Інструменти тайм-менеджменту

Ви швидше за все не замислювалися про те, скільки часу витрачаєте на абсолютно не потрібну вам роботу, яка віддаляє вас від тієї самої заповітної мети. Якщо заглибитися в цю тему, то ви жахнетеся. Інструменти тайм-менеджменту допоможуть вам перетворити свою щоденну діяльність в більш продуктивну:

  • Відпочинок. Потрібно вміти знаходити час не тільки для роботи, але і для відпочинку, тому що інакше, де ще брати сил на досягнення своїх цілей?
  • Планування часу. Правильний розподіл справ допоможе вам зробити більше, ніж ви очікуєте.
  • Говорите «ні». Вміння відмовлятися від непотрібних справ або говорити «ні» на прохання, які заважають вашим планам — це величезна перевага.
  • Внутрішня мотивація. Без неї у вас взагалі нічого не вийде.

Техніки тайм-менеджменту

Існує кілька варіантів управління своїм часом. Кожна техніка тайм-менеджменту здатна довести вас до потрібного результату, але тут важливо покладатися не тільки на неї, а самому намагатися виконувати всі вчасно, адже без вашої участі нічого не зрушиться з місця. Отже, як керувати часом навчать наступні техніки:

  • Матриця Ейзенхауера – допоможе розставити пріоритети і зрозуміти, які справи для вас дійсно важливіше. З цього результативному методом існує 4 типи справ: термінові важливі, термінові важливі, термінові неважливі і нетермінові неважливі.
  • Метод Парето – програма тайм-менеджменту вчить виділяти з великої кількості справ ті, які вимагають від вас найбільшої уваги, щоб швидше досягти своєї мети. За цією методикою 20% витрачених сил дадуть 80% результату.
  • Метод «ABC-аналізу» – допоможе відсортувати більш важливі справи від зайвих дій, що відволікають вас далі від поставленої мети.
  • Діаграма Ганта – з допомогою людям вдається ефективно вибудовувати свій графік щоденних і розподіляти справи по тривалості і важливості. За допомогою такої програми можна вивчити реальний хід своїх дій і скорегувати для більшої продуктивності.
  • Метод «Помідора» – концепція цієї методики допомагає не відволікатися на дрібниці. Просто встановлюєте таймер на 25 хвилин і виконуєте суворо поставлене завдання. Всі. Потім робите перерву і повторюєте, поки справа не буде виконано до кінця.
  • Хронометраж – ви кожен раз засікати час і стежте за тим, скільки витрачаєте на ту чи іншу справу. Вже через 2-3 дні ви побачите, що на читання форумів у вас йде більше, ніж на більш корисні справи.
  • Список завдань – найбільш проста і розповсюджена організація часу. Крім того, що вам не обов’язково тримати в голові, що ще потрібно зробити, ви отримуєте задоволення від того, що вже зробили, коли викреслюють це зі списку. При цьому мотивація завершити весь список тільки зростає, що дуже добре.

Тайм-менеджмент для жінок

Багатьом чоловікам може здатися, що домогосподарки нічим не займаються, просто сидять вдома, але це глибока помилка. Часто навіть найактивнішою із них потрібен тайм-менеджмент для жінок, який допоможе виконувати всі справи не тільки по дому. На все потрібен час, а це і є величезна проблема – його не вистачає, і начебто все перероблено, але часу на себе не залишається. Одним з інструментів «тимчасового планувальника» є відпочинок, без якого успіху досягти дуже важко.

Тайм-менеджмент для дітей

В сучасному ритмі життя навіть дитині потрібні навички управління власним часом, нестача якого позначається на всьому: школа, гуртки, додаткові заняття, розваги. Діти часто не встигають зробити всі справи і ставлять у пріоритеті відеоігри, перегляд фільмів або спілкування в соцмережах, замість того, щоб читати або розвиватися. Курси тайм-менеджменту для дітей допоможуть їм навчитися розуміти час і ефективно витрачати його. Результатом стане відмінне навчання і насичене життя, в якій брак часу більше не буде турбувати.

Корпоративний тайм-менеджмент

У деяких великих компаніях проводять спеціальні навчання корпоративного тайм-менеджменту, щоб підвищити продуктивність і ефективність кожного дня. Неважливо, хто ви: керівник або робочий – кожному необхідно правильне розподіл робочого часу і самодисципліна, а основи методик навчать систематизувати всі справи, виховають цілепокладання. Кожна компанія прагне для своєї прибутку, але хороший працівник зрозуміє, що секрети методу планування часу можна сміливо використовувати і в неробочий час.

Книги з тайм-менеджменту

Зовсім не обов’язково записуватися на дорогі програми по тайм-менеджменту, щоб зрозуміти, як правильно розподіляти свій час і досягати поставлених цілей. У вільному доступі завжди є навчальна література з порадами, елементами методик та основними поняттями тайм-менеджменту. Ви можете прочитати їх самостійно в будь-який час і спробувати перебудуватися без чиєї-небудь допомоги. Хоча тренінги показують результати кращі, по-справжньому сильний і вмотивований людина зможе добитися того, чого хоче. Кращі книги з тайм-менеджменту для прочитання:

  • Тайм-менеджмент за Брайана Трейсі. Як змусити працювати на вас.
  • Як привести справи в порядок. Девід Аллен
  • Эссенциализм. Грег МакКеон
  • Легкий спосіб перестати відкладати справи на потім. Нейл Фьоре
  • Максимальна концентрація. Люсі Джо Палладіно

Відео: правила тайм-менеджменту